Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение
«Средняя общеобразовательная школа №2» с.п. Старый Черек
Согласовано
Председатель ПК
_________________А.А.Хабжокова
30.08.2024г.

«Утверждаю»
И.о.директора МКОУ СОШ №2
с.п. Старый Черек
_________________А.Х.Маремуков
Приказ №78-ОД от 30.08.2024г.

Положение
о порядке ведения личных дел работников
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников организации,
осуществляющей образовательную деятельность, разработано в соответствии с
Федеральным законом № 273-ФЗ от 29.12.2012 «Об образовании в Российской Федерации»
( со всеми изменениями), Федеральным законом от 27.07.2006 № 152 «О персональных
данных» с изменениями на 2 июля 2021 года, Указом Президента от 30.05.2005 № 609 «Об
утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской
Федерации и ведении его личного дела», Трудовым Кодексом Российской Федерации,
Коллективным договором, Уставом организации, осуществляющей образовательную
деятельность.
1.2. Данное Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и иных
сотрудников и работников школы, определяет порядок формирования, учета и хранения,
выдачи личных дел во временное пользование, а также ответственность, права работников и
директора образовательной организации.
1.3. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для
всех категорий педагогических и других сотрудников школы.
1.4. Ведение личных дел педагогов и сотрудников школы возлагается на специалиста по
кадрам организации, осуществляющей образовательную деятельность.
1.5. Личное дело – основной документ персонального учета, содержащий наиболее полные
сведения о работнике образовательной организации и его трудовой деятельности. В личное
дело вносятся сведения, связанные с поступлением на работу и увольнением.
1.6. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной информации,
имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.
1.7. Личное дело ведется в течение всего периода работы работника.
1.8. Ведение нескольких личных дел одного работника образовательной организации не
допускается.
2. Порядок формирования личных дел сотрудников
2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации производится непосредственно после приема в общеобразовательную
организацию или перевода педагогов и сотрудников из другой образовательной
организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников
организации, осуществляющей образовательную деятельность, вкладываются следующие
документы:
-внутренняя опись документов дела;
-анкета (личный листок по учету кадров); фото(4х6);
-различного рода заявления (о приёме, переводе, увольнении);
-копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
-трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
-личная карточка Т-2;
-договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
-согласие на обработку персональных данных;

-автобиография;
-должностная инструкция;
-копии документов об образовании;
-копии документов о профессиональной переподготовке, о повышении квалификации(при
наличии);
-аттестационные листы(при наличии);
-справка о наличии (отсутствии) судимости;
-копии документов о награждении (при наличии);
-трудовая книжка;
-медицинская книжка (медицинское заключение о медосмотре);
-копия паспорта;
- копия свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;
-копия свидетельства о рождении детей;
-копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
-копия ИНН;
-копии документов воинского учёта (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на
военную службу).
Работодатель оформляет:
• трудовой договор в двух экземплярах;
• приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• личную карточку № Т-2;
• должностную инструкцию в двух экземплярах.
Работодатель знакомит:
• с нормативно-правовыми документами школы (Уставом, Коллективным договором,
Правилами трудового распорядка и др. локальными актами);
• с должностной инструкцией;
• проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по
противопожарной безопасности.
2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:
• присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение
№ 1);
• проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих реквизитов:
полное наименование общеобразовательной организации; номер личного дела;
фамилия имя отчество работника в именительном падеже; даты – год начала и год
окончания ведения дела;
• помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в
хронологическом порядке:
-внутренняя опись документов дела(приложение № 3);
-анкета (личный листок по учету кадров); фото(4х6);
-различного рода заявления (о приёме, переводе, увольнении);
-копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
-трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
-личная карточка Т-2;
-договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
-согласие на обработку персональных данных;
-автобиография;
-должностная инструкция;
-копии документов об образовании;
-копии документов о профессиональной переподготовке, о повышении квалификации (при
наличии);
-аттестационные листы (при наличии);
-справка о наличии (отсутствии) судимости;
-копии документов о награждении (при наличии);
-трудовая книжка;
-медицинская книжка (медицинское заключение о медосмотре);
-копия паспорта;
- копия свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;

-копия свидетельства о рождении детей;
-копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
-копия ИНН;
-копии документов воинского учёта (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на
военную службу).
2.5. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников
общеобразовательной организации и удобства в обращении с ним при формировании
документы помещаются в отдельную папку. При увольнении работника прошиваются
нитками и сдаются в архив.
3. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников организации,
осуществляющей образовательную деятельность
3.1. Личное дело педагогов и сотрудников общеобразовательной организации ведется в
течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в общеобразовательной
организации.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе
рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• копии приказов по личному составу, которые касаются педагогов и сотрудников
общеобразовательной организации;
• аттестационные листы;
• отзывы должностных лиц о педагоге и сотруднике общеобразовательной
организации;
• копии документов о повышении квалификации и переподготовке (при необходимости);
• копии сертификатов, грамот;
• иные документы.
3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в
общеобразовательной организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за
отчетным) производится проверка их наличия и состояния.
3.4. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности включенных в
него документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных проверках
делается отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия личного
дела (приложение № 5) и составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном
порядке доводятся до директора общеобразовательной организации.
4. Порядок учёта и хранения личных дел педагогов и сотрудников организации,
осуществляющей образовательную деятельность.
4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников организации, осуществляющей
образовательную деятельность, организуются с целью быстрого и безошибочного поиска
личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности
сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела сотрудников хранятся в сейфе общеобразовательной организации.
4.3. Трудовые и медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
4.4. Доступ к личным делам педагогов и сотрудников общеобразовательной организации
имеют только секретарь, специалист по кадрам, директор общеобразовательной
организации либо заместители директора при исполнении обязанностей директора
общеобразовательной организации.
4.5. Систематизация личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации производится в алфавитном порядке.
4.6. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, имеющих
государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а
остальных сотрудников законченные делопроизводством – до 1 января 2003 года, хранятся
75 лет, после 1 января 2003 года – 50 (в соответствии с Перечнем типовых управленческих
документов).

5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное
пользование производится с разрешения директора общеобразовательной организации по
заявлению сотрудника организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников
общеобразовательной организации производится в приемной директора. В конце рабочего
дня секретарь или специалист по кадрам обязана убедиться в том, что все личные дела,
выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли
необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
5.3. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
5.4. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения директора
общеобразовательной организации с оформлением соответствующей записи в графе
«Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между
листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и
причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица, получившего его
во временное пользование.
6. Оформление личных дел перед сдачей в архив
6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится специалистом по кадрам
общеобразовательной организации. Эта процедура включает:
• подшивку (переплет) дела;
• уточнение нумерации листов дела;
• составление листа-заверителя (приложение № 6);
• составление (уточнение) внутренней описи;
• внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
6.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается
расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования
архивных документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки. Если дело
подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону обложки
дела.
6.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку
(объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250
листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном
порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным
делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества
соответствующего уволенного педагога и сотрудника общеобразовательной
организации;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением
фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых
расположены соответствующие документы.
6.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их
в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно секретарем, специалистом
по кадрам проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче.
Выявленные при проверке недостатки устраняются секретарем, специалистом по кадрам.
Передача и прием производятся по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
6.5. Личные дела директора организации имеют постоянный срок хранения.
7. Ответственность
7.1. Педагоги и сотрудники общеобразовательной организации обязаны своевременно
представлять секретарю или специалисту по кадрам сведения об изменении в персональных
данных, включенных в состав личного дела.
7.2. Работодатель обеспечивает:
• сохранность личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации;
• конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и
сотрудников.

8. Права работодателя и работника
8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах
педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, педагоги и сотрудники
общеобразовательной организации имеют право:
• получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих
данных;
• получить свободный доступ к своим персональным данным;
• получить копии документов, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные
данные.
• требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных данных.
8.2. Работодатель имеет право:
• обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации, в том числе и на электронных носителях;
• запросить от педагогов и сотрудников общеобразовательной организации всю
необходимую информацию для ведения личных дел и обработки персональных
данных.
9. Заключительные положения
9.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников является локальным
нормативным актом, принимается на Педагогическом совете школы и утверждается (либо
вводится в действие) приказом директора организации, осуществляющей образовательную
деятельность.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в
письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской
Федерации.
9.3. Положение о порядке ведения личных дел работников образовательной организации
принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению
принимаются в порядке, предусмотренном п.9.1. настоящего Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и
разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.

Приложение №1
к положению о порядке ведения
личных дел работников

Журнал учета личных дел
№
п/
п

Дата
оформления личного
дела

Фамилия,
имя,
отчество
педагога и
сотрудника

Табельный
номер

Должность
(профессия,
специальность)
педагога и
сотрудника

Структурное
подразделение

Дата и
номер
приказа
(распоряжения) о
приеме
педагога и
сотрудника
на работу

1

2

3

4

5

6

7

Дата и
номер
приказа
(распоряжения) о
прекращении
(расторжении)
трудового
договора с
педагогом и
сотрудником
(увольнении)

8

Примечание

9

Приложение №2
к положению о порядке ведения
личных дел работников

Обложка личного дела

(название образовательной организации)

ЛИЧНОЕ ДЕЛО №

(заголовок дела)

Дата начала
Дата окончания

Приложение №3
к положению о порядке ведения
личных дел работников

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
-анкета (личный листок по учету кадров); фото(4х6);
-различного рода заявления (о приёме, переводе, увольнении);
-копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
-трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
-личная карточка Т-2;
-договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
-согласие на обработку персональных данных;
-автобиография;
-должностная инструкция;
-копии документов об образовании;
-копии документов о профессиональной переподготовке, о повышении квалификации(при
наличии);
-аттестационные листы(при наличии);
-справка о наличии (отсутствии) судимости;
-копии документов о награждении (при наличии);
-трудовая книжка;
-медицинская книжка (медицинское заключение о медосмотре);
-копия паспорта;
- копия свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;
-копия свидетельства о рождении детей;
-копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
-копия ИНН;
-копии документов воинского учёта (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на
военную службу).

Приложение №4
к положению о порядке ведения
личных дел работников

Ф.И.О.
Должность
Личное дело №
Дата ознакомления педагога
и сотрудника с личным
делом

Подпись педагога и
сотрудника

Отметки, примечания,
замечания

Приложение №5
к положению о порядке ведения
личных дел работников

Отметка о результатах ежегодной проверки состояния
и наличия личного дела
Ф.И.О.
Должность
Личное дело №
Дата проверки

Ф.И.О. членов
комиссии

Подписи членов
комиссии

Результат проверки

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ

Приложение №6
к положению о порядке ведения
личных дел работников

дела №
В деле прошито и пронумеровано
с№
по №
, в том числе:
литерные номера
пропущенные номера
+ листов внутренней описи

листов
листов
листов

Особенности физического состояния и
формирования дела

Ответственный за
кадровый учет
«

»

Номера листов

(подпись)

.202

года

листов

(цифрами и прописью)

(расшифровка подписи)